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Como realizar uma importação de NF-e com arquivo .XML?
Como realizar uma importação de NF-e com arquivo .XML?

Facilite a adição de suas contas no Aegro com a importação da nota fiscal no formato XML

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Escrito por Bruno Hansen Schein
Atualizado há mais de uma semana

A utilização de nota fiscal eletrônica, ou conhecida também como arquivo XML, garante um padrão nacional de escrituração fiscal, e também traz mais segurança e eficiência na fiscalização realizada pela Receita Federal.

Sabendo da importância deste documento, buscamos facilitar o registro de contas através da importação do .XML para o Aegro. Para aprender veja o vídeo abaixo ou leia este artigo!

Importando o XML

Primeiro acesse Aba Financeiro, saiba que existem duas formas de importar o arquivo o arquivo XML para o Aegro, lembrando que ele já deve ter sido baixado no seu computador.

  • Usando o botão "Importação de arquivo XML de NF-e" localizado à direta da tela. Para ele aparecer é só passar o cursor do mouse em cima do botão azul "Novo Lançamento", e a opção parecerá logo acima. Selecione o arquivo do seu computador, e clique em "Abrir":

  • Ou simplesmente arrastando e soltando o arquivo do seu computador para a tela do financeiro do Aegro. 

Após o carregamento do arquivo XML é necessário que seja feita a conciliação do fornecedor e dos itens da nota, esse passo é muito importante!

Na tela de conciliação você verá as seguintes informações da nota: tipo, valor, número da nota fiscal, inscrição estadual e a natureza da operação, além das opções de conciliar fornecedor e itens.

Conciliação do Fornecedor 

A conciliação com fornecedores é feita pelo CNPJ, e caso o CNPJ da nota não for encontrado entre os fornecedores já cadastrados na sua propriedade, o sistema vai sugerir o nome mais parecido que ele encontrar, e vai mostrar o ícone de conciliado em azul e, logo ao lado do campo do nome do Fornecedor, aparece o botão da opção de atualizar informações (ícone 🔄).


Caso seja a primeira vez que está conciliando e não tem este Fornecedor cadastrado na sua propriedade do Aegro, você pode adicioná-lo diretamente por esta tela, digitando o nome e, depois de não localizar em seu catálogo, basta clicar em Novo.

Se estiver correto, é necessário que clique no botão "Atualizar" (no canto direito), que os dados serão carregados automaticamente.

🚨 Observação🚨
É importante ressaltar que caso seja feita alguma alteração nos dados do fornecedor, é necessário clicar em "Atualizar" pois não é possível diferentes dados referentes ao mesmo CNPJ, ou seja, os dados antigos serão apagados do sistema.

Se o CNPJ da nota for encontrado entre seus fornecedores, o sistema já vai trazer o seu nome e vai desativar o botão de “atualizar informações”.

Neste caso, se o usuário alterar o fornecedor, o botão de atualização será ativado e os dados serão atualizados nesse novo fornecedor selecionado e apagados do fornecedor sugerido pelo sistema (que tinha o CNPJ igual ao da nota). Isso acontece porque não é possível haver um mesmo CNPJ cadastrado em mais de um fornecedor.


Conciliação de Itens


A conciliação de itens é feita pela nome, ou seja, o sistema vai buscar o item do catálogo do Aegro que tem o nome mais parecido com o item da nota. Se o sistema conseguir conciliar vai aparecer uma bolinha azul ao lado dos itens conciliados, mas confira se o item e a unidade estão realmente corretos!

Se a sugestão do item for correta mas a unidade sugerida for diferente da unidade do item na nota fiscal, vai aparecer um botão cinza com uma flecha e será necessário que seja adicionado manualmente a quantidade total na unidade do item do catálogo do Aegro para ficar coerente com a nota fiscal.

Exemplo: se a unidade da nota for 4 galões de 20 litros, mas a unidade do item sugerido for litros (o Aegro não possui a unidade galões), é necessário informar 100 no campo de quantidade total (4x20).


Caso o item sugerido seja o incorreto ou o Aegro não tenha localizado nenhum item para sugerir, é possível:

  • Selecionar outro item, clicando no "X" do campo Item e você terá três opções:

    • Procurar o item digitando o nome dele e clicando em "Procurar no catálogo Aegro";

    • Se não localizar, pode cadastrar um novo item no catálogo clicando em "Adicionar nome do item";

    • Removê-lo da conciliação, clicando tanto no ✅ quanto no ícone de link, na lateral esquerda do item.


Feito tudo isso, clique em "Avançar" e preencher o lançamento conforme a despesa ou receita!




Significado das cores do ícone de conciliação

  • Azul significa que o item está conciliado corretamente, com informações completas (Quantidade e Unidade);

  • Cinza sem barra significa que está aguardando o preenchimento do item para ser conciliado;

  • Vermelho significa que o item está com informações incompletas;

  • Cinza com barra significa que o item não será conciliado

Lançando no Financeiro

A próxima aba é a de "Nova despesa" ou "Nova receita" muitos campos já vem preenchidos com informações da nota, mas ainda será necessário adicionar dados como a categoria e conta bancária.

🚨 ATENÇÃO 🚨
É importante que a categoria do lançamento seja uma categoria que se adeque aos itens da nota. Exemplo: se você selecionar a categoria de "Insumos Agrícolas" porém nessa nota há peças de manutenção, os itens da nota vão sumir.
Entenda mais lendo este artigo.

Também é possível "Consultar NFe" que redireciona para o site do ministério da fazenda e permite a consulta de mais informações sobre essa nota.

Lembrando que os dados que serão computados pelo Aegro são valores totais de cada item, ou seja, já contabilizado de desconto ou acréscimos (como frete, por exemplo).

Observações

  • É importante lembrar que o único tipo de arquivo aceito pelo sistema é o XML processado pela receita federal, que é o que normalmente se recebe do fornecedor.

  • Pode ser gerado alertas de erros, para saber melhor sobre esses alertas é só clicar aqui, onde explicamos todos os possíveis erros e as soluções.

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Em caso de dúvidas, entre em contato com a nossa equipe de suporte pelo chat do Aegro ou pelo WhatsApp!

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