Como criar e editar pedidos de compras

Agora você pode controlar seus pedidos de compra de insumos de forma mais completa, acompanhando o pedido e suas Despesas e Entregas de forma independente!

Para saber como fazer os lançamentos de pedidos de compra, registro de despesas e remessas de produtos referentes aos seus pedidos, leia este artigo ou assista ao vídeo abaixo.

Essa funcionalidade é exclusiva do Plano Avançado ou Premium, caso tenha interesse em uma demonstração ou orçamento, entre em contato com seu gerente de contas ou com nosso suporte através dos canais de atendimento via chat na plataforma ou WhatsApp.

Registro de novo pedido de compra

Na aba Compras, você poderá gerar pedidos de duas formas, confira abaixo cada uma delas!

Através de uma Solicitação de Compra

Após a solicitação registrada e Aprovada, você poderá clicar no menu Ações, disponível nos 3 pontos ao lado do pedido e selecionar a opção Gerar pedido de compra

Caso solicitação em questão esteja com status diferente de Aprovada, será gerado um aviso de aprovação necessária. Para prosseguir, clique em APROVAR E CONTINUAR

Com a solicitação já em status Aprovada, será aberta a tela de cadastro de um novo pedido de compra, onde poderá preencher as informações obrigatórias conforme o pedido a ser registrado.

Esta ação também está disponível dentro da edição do pedido de compra e exige os mesmos passos mencionados acima.

Após criar o pedido, você poderá verificá-lo na aba PEDIDOS, conferindo as informações.

Após criado um pedido de compra vinculado a uma solicitação, algumas informações da solicitação serão bloqueadas para edição, justamente por haver pedido de compra relacionado.

Para que seja editada a solicitação, será necessário excluir o pedido de compra.

Diretamente em Pedidos

Pela aba Pedidos, selecione a opção + Novo pedido de compra no canto superior esquerdo, que permitirá a abertura de um novo pedido.

Será aberta uma nova tela semelhante a um lançamento financeiro, mas aqui você irá lançar apenas o pedido dos itens.

• Data do pedido: campo obrigatório preenchido automaticamente com a data atual, podendo ser alterado para a data de sua preferência

• Data limite para entrega: campo opcional, que pode ser informado o limite para a finalização das entregas referente ao pedido

• Nº do pedido do fornecedor: campo opcional, que pode ser informado o código do pedido no fornecedor, para acompanhamento e localização

• Fornecedor: campo obrigatório que deve ser informado o fornecedor ao qual o pedido foi gerado

• Moeda: campo obrigatório, preenchido automaticamente com Real brasileiro, podendo ser alterado para Dólar americano

• Produtos: preenchimento obrigatório de itens do pedido, com suas respectivas quantidades, unidade, valor unitário e valor total

Além disso, é possível informar agrupadores, descrição, desconto, se houver, e anexar arquivos.

Preencha as informações obrigatórias e as opcionais de sua preferência e, para finalizar, clique em SALVAR.

Após salvar o pedido, esses itens aparecerão automaticamente na aba Estoque no estoque do fornecedor, pois é criado um saldo do que foi anexado ao pedido, para que possa registrar as entregas ao estoque de sua propriedade.

Verificando o Pedido

Na aba Compras, você poderá acompanhar as entregas e registrar despesas referentes ao pedido, basta clicar sobre o pedido e este será aberto na aba Detalhes.

Na opção DETALHES, serão listadas as informações gerais do pedido e comparar as quantidades e valores planejados no pedido com os registrados no Financeiro e Entregas.

Registrar despesa

Ao acessar o pedido, você poderá adicionar novas despesas diretamente pela verificação do pedido, clicando em REGISTRAR DESPESA ou pela seção FINANCEIRO, clicando no botão de mesmo nome REGISTRAR DESPESA.

Será aberta a mesma tela de uma nova despesa do financeiro, mas esse lançamento estará atrelado ao pedido e alguns campos estarão bloqueados para edição justamente por conta do pedido.

Logo na parte superior, poderá verificar os dados de seu pedido e o Fornecedor vinculado, que também é informado no lançamento financeiro.

A data de lançamento é preenchida com a mesma data do pedido, mas você poderá personalizá-la conforme sua necessidade, o mesmo ocorre com os campos de quantidade e valores dos produtos.

Não é possível incluir produtos que não estejam mencionados no pedido.

Assim, caso tenha anexado algum item neste pagamento, ajuste o pedido para que contabilize o novo produto, quantidade e valores vinculados.

A apropriação de custo estará bloqueada, preenchida automaticamente com a opção de Estoque de Insumos, onde o local de estoque informado é o estoque do fornecedor.

O pedido de compras tem como objetivo o controle de entregas e despesas vinculados à ele, por este motivo, não é possível selecionar outra forma de apropriação diferente de Estoque.

Preencha os demais campos solicitados e faça as alterações necessárias de pagamento, se necessário.

Em seguida, clique em SALVAR E FECHAR para finalizar o lançamento.

Esse lançamento também aparecerá no seu financeiro, e você pode registrar quantos lançamentos forem necessários para esse mesmo pedido.

Na aba Contas do financeiro, ao clicar sobre esse lançamento, você verá que ele está vinculado a um pedido e poderá realizar o pagamento pelo Financeiro.

Importar XML ou Importação Sefaz

Você também pode importar o arquivo XML da nota vinculado ao pagamento deste pedido.

Basta clicar em IMPORTAR XML na parte superior do lançamento de despesa e anexar o XML da nota desejada.

Caso utilize a função de importação de notas da Sefaz, baixe o XML dessa nota na aba Fiscal, clicando nos três pontos e Baixar XML e, depois de lançar a nota na aba Compras como uma nova Despesa, vá na aba de Importação SEFAZ e arquive a nota ali para evitar duplicidade de lançamento.

Isso fará com que a nota da aba de Importação da SEFAZ atualize de Disponível para Arquivada e não apareça pendente para lançamento.

Após anexar o XML, siga o processo de Importação via XML e clique em SALVAR para finalizar o lançamento da Despesa!

Uma vez finalizado o registro de Despesa, o Aegro irá questionar se houve alguma entrega associada a ela. Se sim, clique em REGISTRAR ENTREGA.

Registrar remessa

Você visualizará a opção de ENTREGAS dentro do pedido, onde poderá verificar todas as entregas registradas dos produtos contidos no pedido.

Caso ainda não tenha nenhuma entrega registrada, será informado que não possui entregas e disponibiliza o botão REGISTRAR ENTREGA, assim como quando finaliza o lançamento de uma despesa, conforme vimos no tópico anterior.

Ao selecionar esta opção REGISTRAR ENTREGA, será aberta a tela de nova remessa, onde poderá selecionar o destino dos itens, a data de recebimento e informar a quantidade recebida de cada produto.

Serão listados todos os produtos com quantidades ainda pendentes de entrega ou, em ca

Quando você informar mais de um produto no pedido, também é possível ativar a opção Enviar para destinos diferentes, clicando na caixa de seleção e assinalando com o ✅ .

Ao informar esta opção, cada item poderá ser informado selecionando estoques distintos para cada item.

Além disso, será possível anexar uma imagem ou documento a essa remessa, como a nota fiscal associada clicando em SELECIONAR ARQUIVOS ou arrastando o arquivo para dentro do registro.

Após salvar a movimentação entre estoques, você será direcionado para a tela de controle de entregas e pagamentos desse pedido, onde poderá acompanhar de forma detalhada o que já foi pago, o que já foi entregue e o que ainda falta ser entregue.

Para mais detalhes sobre o lançamento financeiro e as entregas, clique nas abas Financeiro e Entregas, onde você poderá visualizar um resumo de seus pedidos, assim como acompanhar o valor total registrado de despesas e a porcentagem entregue até o momento!

Dica Aegro
Recomendamos registrar as despesas somente ao realizar o pagamento, assim você consegue acompanhar de forma mais eficaz quanto falta para realizar o pagamento daquele pedido, ao observar o "valor registrado".

Edição do pedido de compra

Caso deseje editar o pedido de compra, basta selecionar o pedido, clicar nos três pontos à direita e selecionar Editar.

Se ainda não houver sido registrada nenhuma despesa ou remessa para o pedido, é possível editar todos os campos. Caso contrário, as alterações são um pouco mais limitadas, mas ainda será possível:

• Editar quantidade e valor de itens, mesmo que já existam movimentações;

• Adicionar novos itens ao pedido;

• Remover itens sem movimentação.

Pronto, agora você sabe como gerir seus pedidos de compras pela aba Compras do Aegro!