Como gerir os pedidos de compra?

Agora você pode controlar seus pedidos de compra de insumos de forma mais completa, acompanhando o pedido e suas Despesas e Entregas de forma independente!

Para saber como fazer os lançamentos de pedidos de compra, registro de despesas e remessas de produtos referentes aos seus pedidos, leia este artigo ou assista ao vídeo abaixo.

Essa funcionalidade é exclusiva do Plano Avançado ou Premium, caso tenha interesse em uma demonstração ou orçamento, entre em contato com seu gerente de contas ou com nosso suporte através dos canais de atendimento via chat na plataforma ou WhatsApp.

Registro de novo pedido de compra

Na Aba Compras, selecione a opção + Novo pedido de compra no canto superior esquerdo, que permitirá a abertura de um novo pedido.

Será aberta uma nova tela semelhante a um lançamento financeiro, mas aqui você irá lançar apenas o pedido dos itens.

• Categoria*: lembre-se de que esse campo deve ser preenchido de acordo com os itens que serão listados no pedido. Por exemplo, ao selecionar a categoria Insumos Agrícolas, você poderá escolher apenas itens cadastrados no seu catálogo com os tipos: cultivar, fertilizante ou defensivos.

• Data do pedido* e data limite para entrega.

• Nº do pedido do fornecedor.

• Fornecedor*.

• Moeda*.

• Produtos: itens do pedido, com suas respectivas quantidades, unidade, valor unitário e valor total.

Além disso, é possível informar agrupadores, descrição, desconto, se houver, e anexar arquivos. Apenas os campos marcados com (*) são obrigatórios.

Após salvar o pedido, esses itens aparecerão automaticamente na aba Estoque no estoque do fornecedor, pois é criado um saldo do que foi anexado ao pedido, para que possa registrar as entregas ao estoque de sua propriedade.

Na aba Compras, você poderá acompanhar as entregas e registrar despesas referentes ao pedido.

Registro de nova despesa

Ao acessar o pedido, você poderá adicionar novas despesas diretamente pela verificação do pedido, clicando em REGISTRAR DESPESA ou pela seção FINANCEIRO, clicando no botão de mesmo nome REGISTRAR DESPESA.

Será aberta a mesma tela de uma nova despesa do financeiro, mas esse lançamento estará atrelado ao pedido e alguns campos estarão bloqueados para edição justamente por conta do pedido.

Logo na parte superior, poderá verificar os dados de seu pedido e o Fornecedor vinculado, que também é informado no lançamento financeiro.

A data de lançamento é preenchida com a mesma data do pedido, mas você poderá personalizá-la conforme sua necessidade, o mesmo ocorre com os campos de quantidade e valores dos produtos.

Não é possível incluir produtos que não estejam mencionados no pedido.

Assim, caso tenha anexado algum item neste pagamento, ajuste o pedido para que contabilize o novo produto, quantidade e valores vinculados.

A apropriação de custo estará bloqueada, preenchida automaticamente com a opção de Estoque de Insumos, onde o local de estoque informado é o estoque do fornecedor.

O pedido de compras tem como objetivo o controle de entregas e despesas vinculados à ele, por este motivo, não é possível selecionar outra forma de apropriação diferente de Estoque.

Preencha os demais campos solicitados e faça as alterações necessárias de pagamento, se necessário.

Em seguida, clique em SALVAR E FECHAR para finalizar o lançamento.

Esse lançamento também aparecerá no seu financeiro, e você pode registrar quantos lançamentos forem necessários para esse mesmo pedido.

Na aba Contas do financeiro, ao clicar sobre esse lançamento, você verá que ele está vinculado a um pedido e poderá realizar o pagamento pelo Financeiro.

Importar XML ou Importação Sefaz

Você também pode importar o arquivo XML da nota vinculado ao pagamento deste pedido.

Basta clicar em IMPORTAR XML na parte superior do lançamento de despesa e anexar o XML da nota desejada.

Caso utilize a função de importação de notas da Sefaz, baixe o XML dessa nota na aba Fiscal, clicando nos três pontos e Baixar XML e, depois de lançar a nota na aba Compras como uma nova Despesa, vá na aba de Importação SEFAZ e arquive a nota ali para evitar duplicidade de lançamento.

Isso fará com que a nota da aba de Importação da SEFAZ atualize de Disponível para Arquivada e não apareça pendente para lançamento.

Após anexar o XML, siga o processo de Importação via XML e clique em SALVAR para finalizar o lançamento da Despesa!

Uma vez finalizado o registro de Despesa, o Aegro irá questionar se houve alguma entrega associada a ela. Se sim, clique em REGISTRAR ENTREGA.

Registro de nova remessa

Você visualizará a opção de ENTREGAS dentro do pedido, onde poderá verificar todas as entregas registradas dos produtos contidos no pedido.

Caso ainda não tenha nenhuma entrega registrada, será informado que não possui entregas e disponibiliza o botão REGISTRAR ENTREGA, assim como quando finaliza o lançamento de uma despesa, conforme vimos no tópico anterior.

Ao selecionar esta opção REGISTRAR ENTREGA, será aberta a tela de nova remessa, onde poderá selecionar o destino dos itens, a data de recebimento e informar a quantidade recebida de cada produto.

Serão listados todos os produtos com quantidades ainda pendentes de entrega ou, em ca

Quando você informar mais de um produto no pedido, também é possível ativar a opção Enviar para destinos diferentes, clicando na caixa de seleção e assinalando com o ✅ .

Ao informar esta opção, cada item poderá ser informado selecionando estoques distintos para cada item.

Além disso, será possível anexar uma imagem ou documento a essa remessa, como a nota fiscal associada clicando em SELECIONAR ARQUIVOS ou arrastando o arquivo para dentro do registro.

Após salvar a movimentação entre estoques, você será direcionado para a tela de controle de entregas e pagamentos desse pedido, onde poderá acompanhar de forma detalhada o que já foi pago, o que já foi entregue e o que ainda falta ser entregue.

Para mais detalhes sobre o lançamento financeiro e as entregas, clique nas abas Financeiro e Entregas, onde você poderá visualizar um resumo de seus pedidos, assim como acompanhar o valor total registrado de despesas e a porcentagem entregue até o momento!

Dica Aegro
Recomendamos registrar as despesas somente ao realizar o pagamento, assim você consegue acompanhar de forma mais eficaz quanto falta para realizar o pagamento daquele pedido, ao observar o "valor registrado".

Edição do pedido de compra

Caso deseje editar o pedido de compra, basta selecionar o pedido, clicar nos três pontos à direita e selecionar Editar.

Se ainda não houver sido registrada nenhuma despesa ou remessa para o pedido, é possível editar todos os campos. Caso contrário, as alterações são um pouco mais limitadas, mas ainda será possível:

• Editar quantidade e valor de itens, mesmo que já existam movimentações;

• Adicionar novos itens ao pedido;

• Remover itens sem movimentação.
  

Filtros e Relatório

Você também poderá filtrar seu pedido pelas seguintes informações: Item, Agrupadores, Categoria, Fornecedor e Moeda, à esquerda. Pelo período, à direita, ou ainda, através do ícone de lupa para fazer uma busca rápida.

Se você deseja um relatório de todos os seus pedidos, basta clicar no ícone de impressora 🖨️ à direita e selecionar o formato desejado: PDF ou planilha (XLSX).

Você também pode gerar um relatório com todas as informações de um único pedido: Item, quantidade recebida, quantidade total, valor unitário e valor total, além de informações de despesas e entregas.

Para isso, basta clicar sobre ele e, logo nos três pontos à direita, você verá a opção de Imprimir seu pedido, com todas as informações inseridas nele.

Pronto, agora você sabe como gerir seus pedidos e tirar relatórios com as principais informações!