Documentos Recebidos

A importação de notas da SEFAZ está de cara nova e agora se chama Documentos recebidos!

Este é um recurso de conexão entre o Ambiente Nacional da SEFAZ e o Aegro, onde é feita a consulta de notas fiscais eletrônicas (modelo 55), notas fiscais de serviço (modelo 13), assim como dos conhecimentos de transporte (modelo 57) via certificado digital.

O Aegro se conecta à Sefaz para importar automaticamente NF-e, NFS-e e CT-e que são emitidos contra o seu CPF/CNPJ e também para outros CNPJs que tenham os 8 primeiros dígitos iguais ao do certificado, incluindo matriz e filiais.

Deixamos abaixo os links de artigos que podem te auxiliar no processo de importação de notas e conhecimentos de transportes, além de outros pontos importantes!

Clique abaixo no artigo a respeito de sua dúvida

Vantagens de fazer a importação de notas da Sefaz

• Visualize todas as notas e conhecimentos de transportes emitidos contra você, sem depender dos seus fornecedores;

• Lance suas despesas no Aegro com agilidade e mantenha o controle financeiro atualizado;

• Garanta a qualidade dos seus dados financeiros, evitando erros no lançamento manual das notas ou CT-es;

• Evite fraudes, manifestando se essa nota é real ou não;

• Guarde suas notas e conhecimentos de transporte pelo tempo recomendado por lei.

Após inserir o certificado e configurar as opções de busca, os documentos de NF-e, NFS-e e CT-e emitidos contra o CPF/CNPJ do certificado serão importadas e você poderá realizar processos de ciência, manifestação e gerar os documentos auxiliares em PDF e também XMLs dos mesmos.

Caso ainda não tenha iniciado a importação, você poderá clicar em GERENCIAR DOCUMENTO(S) e anexar o certificado para que as próximas notas emitidas sejam importadas.

Importar arquivo XML

Agora você também poderá importar manualmente XMLs de NF-e, NFS-e e CT-e que deseja controlar diretamente pelo Aegro, caso ainda não realizasse a importação diretamente da SEFAZ pelo certificado.

Clicando no botão IMPORTAR ARQUIVO XML, será aberta uma nova janela para inserção dos documentos NF-e, NFS-e ou CT-e desejados.

Você poderá clicar em ⬇️ SELECIONE ARQUIVOS ou arrastar o/s arquivo/s de seu computador até a área indicada.

Informando os arquivos desejados, basta clicar em IMPORTAR e os documentos fiscais serão inseridos na aba Documentos Recebidos, listados com o campo Origem como Manual.

Você poderá prosseguir com sua operação de gerenciamento de documentos recebidos da mesma forma como realiza com os documentos importados diretamente da SEFAZ.

Além disto, se você importa um XML pelo Financeiro, o documento fiscal será automaticamente salvo na aba Documentos Recebidos, assim você conseguirá acompanhar tanto pelo Financeiro quanto pela aba Fiscal os XMLs importados e acabar com os lançamentos duplicados.

Visualizando documentos importados

Ao acessar a aba DOCUMENTOS RECEBIDOS, você poderá verificar as notas importadas para sua propriedade, podendo identificar os documentos de acordo com as colunas de informações.

Abaixo trazemos todas as colunas e as informações a que se referem.

• Caixa de seleção: ao clicar sobre a caixa de seleção ao lado do documento

• Tipo NOVO : informa o tipo do documento, seja NF-e, NFS-e ou CT-e

• Status de manifestação: informa o status da ciência ou manifestação do destinatário

• IE do produtor: informa a Inscrição estadual do destinatário do documento

• Produtor: informa o nome do titular do CPF ou razão social do CNPJ

• Emissão: informa a data de emissão do documento fiscal

• Número: informa a numeração do documento fiscal

• Fornecedor: informa o Fornecedor vinculado no documento fiscal

• CFOP: informa o/s CFOP/s mencionados nos produtos ou serviços

• Valor: informa o valor total do documento fiscal

• Origem novo : informa a origem da importação do documento, podendo ser SEFAZ ou XML

Ordenar e filtrar notas

Para facilitar a localização dos documentos, você poderá tanto ordenar pelos dados em cada coluna, quanto filtrar de acordo com sua necessidade por período e outras informações.

Para ordenar, clique sobre o cabeçalho da coluna de informações que deseja ordenar. Ao lado da coluna será exibida uma flecha indicando o ordenamento atual:

Flecha para cima ⬆️ indica que o ordenamento está crescente, ou seja, o menor valor para cima e o maior valor para baixo. Em caso de colunas em texto, refere-se a ordem iniciando em registros vazios, depois iniciados em numerais e seguidos de ordenamento alfabético de A-Z.

Flecha para baixo ⬇️ indica que o ordenamento está decrescente, ou seja, o maior valor para cima e o menor valor para baixo. Em caso de colunas em texto, refere-se a ordem alfabética Z-A.

Você também poderá aplicar filtros de dados específicos para localizar documentos fiscais correspondentes. Para isto, clique em Filtrar ou Adicionar Filtro e no dado que deseja verificar.

Abaixo iremos listar todos os filtros disponíveis e o que cada um representa:

• CFOPs: poderá filtrar ao selecionar um ou mais CFOPs mencionados em um ou mais documentos no período selecionado;

• Agentes de busca: permite filtrar os documentos processados com CPF ou CNPJ vinculado aos Certificados ativos cadastrados na propriedade;

• Emitentes: permite filtrar os emitentes identificados nos documentos fiscais já processados e selecionar um ou mais de um emitente;

• Inscrição estadual: permite que busque documentos fiscais com Inscrição Estadual vinculada a emissão ou apenas documentos sem Inscrição Estadual vinculada;

• Status de lançamento: poderá filtrar pelo status de lançamento do documento fiscal em relação a disponibilidade dele no Aegro, sendo:

  • Lançada: apenas notas e conhecimentos de transportes lançados na aba Financeiro do Aegro;

  • Não lançada: apenas notas e conhecimentos de transportes ainda não lançados na aba Financeira do Aegro;

• Número: permite que busque pela numeração informada na nota ou conhecimento de transporte, conforme preenchido pelo emitente;

• Participações: poderá filtrar pelo tipo de participação em que o produtor é mencionado na nota ou conhecimentos de transporte, sendo Destinatário, Transportador ou Terceiro autorizado;

• Status: poderá filtrar pelo status de arquivamento do documento fiscal, sendo Ativo ou Arquivado;

• Série: permite que busque pela numeração de Série informada no documento, conforme preenchido pelo emitente;

• Status de manifestação: poderá filtrar pelo status de manifestação ou ciência do destinatário da nota, sendo:

  • Ciência não necessária: a nota não requer manifestação de ciência por parte do destinatário.

  • Não ciente: o destinatário ainda não realizou a ciência da nota.

  • Prazo para ciência próximo do vencimento: o prazo para realizar a ciência está se aproximando do limite.

  • Prazo para ciência expirado: o prazo para realizar a ciência já encerrou.

  • Ciência da emissão em processamento: a ciência foi enviada e está sendo processada pela Sefaz.

  • Ciente da emissão: o destinatário já realizou a ciência da nota com sucesso.

  • Prazo para manifestação próximo do vencimento: o prazo para manifestar sobre a operação está se aproximando do limite.

  • Prazo para manifestação expirado: o prazo para realizar a manifestação já encerrou.

  • Operação confirmada: na manifestação, o destinatário confirmou que a operação descrita na nota ocorreu.

  • Operação não realizada: na manifestação, o destinatário informou que a operação não foi realizada.

  • Operação desconhecida: na manifestação, o destinatário declarou não ter conhecimento sobre a operação da nota.

  • Cancelada pelo emissor: a nota fiscal foi cancelada pelo emitente.

• Tipo de documento: poderá filtrar entre NF-e, NFS-e e CT-e;

• Origem do documento: permite pesquisar notas lançadas manualmente ou importadas pela SEFAZ.

Declarar ciência

A ciência da nota (NF-e) pelo destinatário é um processo obrigatório somente para notas fiscais eletrônicas de modelo 55 (NF-e) exigido pela SEFAZ para a disponibilização do XML da nota. Ou seja, é a partir deste processo de ciência que a SEFAZ irá enviar o XML da nota em questão para o Aegro e assim será possível realizar o lançamento da mesma no Financeiro do sistema.

Para facilitar o andamento da importação, o Aegro disponibiliza a opção de Ciência automática, que, ao buscar as notas na SEFAZ, já retorna a ciência, permitindo o recebimento do XML de forma mais rápida.

Para ativar esta opção, você pode tanto configurar no momento de cadastro de um certificado quanto editando, indo na engrenagem ⚙️ e clicando nos 3 pontos ao lado do certificado, e em Editar e ativando o seletor de Ciência automática, ficando sinalizado em

Declarar manifestação

A manifestação do destinatário da nota fiscal eletrônica (NF-e) tem caráter opcional, e pode ser realizada até 180 dias após a emissão da nota.

Isto significa que o destinatário tem até 6 meses da emissão da nota para informar a manifestação referente à operação realizada.

Você poderá manifestar a nota clicando nos 3 pontos ao lado dela e em Declarar manifestação, então serão disponibilizadas 3 opções de manifestação

• Confirmação: confirma que a operação mencionada na nota foi realizada.

• Não realizada: informa que a operação mencionada na nota não foi realizada.

• Desconhecimento: informa que você não reconhece a operação, geralmente utilizada quando a nota foi emitida incorretamente.

Para saber mais sobre a Manifestação do destinatário, clique aqui.

Lançar no Financeiro

Você poderá lançar no financeiro clicando na flecha ⬇️ destacada em verde ou então clicar nos 3 pontos ao lado do documento e em Lançar no Financeiro.

Caso queira saber como funciona este lançamento, clique aqui.

Baixar XML e DANFE, DANFSE ou DACTE

Você poderá fazer download do XML e da DANFE, DANFSE ou DACTE do documento importado da SEFAZ.

• Obter XML da nota ou conhecimento de transporte: Estará disponível independentemente da forma de importação, seja manual ou via SEFAZ. Para isto, vá nos 3 pontos ao lado da nota desejada e clique na opção Baixar XML.

• Obter documento auxiliar (pdf): você poderá gerar o pdf da nota ou conhecimento de transporte somente quando o documento foi importado de forma automática pela busca de seu certificado digital. Para isto, vá nos 3 pontos ao lado da nota desejada e clique na opção disponível de acordo com o tipo de documento Gerar DANFE, Gerar DANFSE ou Gerar DACTE. Caso tenha importado manualmente, não será possível gerar o documento auxiliar em PDF.
  

Você também poderá gerar em massa, clique aqui para verificar como!

Copiar chave de acesso

Para obter a chave da acesso do documento fiscal você poderá tanto consultá-lo na SEFAZ, conforme informado no tópico abaixo, quando clicar nos 3 pontos ao lado da nota e em Copiar chave de acesso.

Abrir documento fiscal na SEFAZ

Você poderá acessar o documento fiscal na SEFAZ para conferir as informações do mesmo.

Para isto, vá nos 3 pontos ao lado da nota e clique em Abrir Documento Fiscal na SEFAZ ou, nos mesmos 3 pontos ao lado do CT-e e em Consultar CT-e na SEFAZ

Você será redirecionado ao Portal da NF-e, Portal da NFS-e ou Portal da CT-e e poderá consultar a nota ou conhecimento de transporte pela chave de acesso.

Descartar

Você pode remover uma NF-e a qual não declarou ciência, de sua lista de documentos recebidos.

Para isto, clique nos 3 pontos ao lado da nota e em Descartar 🗑️

Arquivar

Você poderá arquivar o documento para que não apareça nos filtros padrões aplicados ao acessar a tela de Documentos Recebidos.

Os documentos arquivados ainda ficarão disponíveis nesta aba, podendo ser visualizados ao filtrar por Status e Arquivados ou remover o filtro Status, onde serão mostradas todos os documentos, independente do status de arquivamento.

Para arquivar um documento fiscal, vá nos 3 pontos ao lado do documento desejado e então clique em Arquivar.

Para desarquivar, siga o mesmo processo, porém será disponibilizada opção Desarquivar.

Ações em múltiplas notas

Na aba de Documentos Recebidos é disponibilizado uma caixa seletora ao lado esquerdo da coluna de Tipos de manifestação, assim como ao lado esquerdo de cada documento.

Você poderá selecionar todas as caixas de seleção da visualização atual da página ao marcar a primeira caixa de seleção ao lado da coluna ou então selecionar individualmente todas as caixas de seleção ao lado dos documentos desejados.

Ao selecionar ao menos um, serão disponibilizadas opções de ação múltipla para a seleção feita:

• Declarar ciência: será disponibilizada somente se as notas selecionadas não tiveram sua ciência declarada.

• Declarar manifestação: será disponibilizada somente se as notas não tiveram manifestação declarada. Ao informar, será aplicada a mesma manifestação para todas as notas selecionadas.

• Arquivar: será disponibilizada se todas as notas selecionadas estiverem no mesmo estado de arquivamento, estando não arquivadas, poderá clicar em Arquivar.

Ainda poderá clicar nos 3 pontos no cabeçalho da ação múltipla e ali haverão mais 3 opções de ação:

• Desarquivar: será disponibilizada se todas as notas selecionadas estiverem no mesmo estado de arquivamento, ou seja, quando estiverem arquivadas, poderá clicar em Desarquivar.

• Gerar (n) DANFE: se mais de uma nota selecionada, gera um arquivo compactado (formato .zip) com os DANFEs de todas as notas selecionadas.

• Baixar (n) XML: se mais de uma nota selecionada, gera um arquivo compactado (formato .zip) com os XMLs de todas as notas selecionadas.

Caso queira cancelar a seleção, basta clicar no 🇽 ao lado de X selecionados, no canto direito do cabeçalho de ação múltipla.

Pronto, agora você sabe como gerenciar seus documentos fiscais recebidos no Aegro!