Como realizar a importação de notas da SEFAZ

Para fazer a importação das notas da Sefaz, é necessário que você possua o perfil Proprietário, Gerente ou Financeiro, um certificado digital válido e esteja acessando o Aegro pelo computador.

Para que você possa baixar os arquivos e fazer a importação para o Aegro, seguiremos alguns passos:

1. Declarar ciência (obrigatório)

2. Manifestar a nota (opcional)

3. Lançar no Aegro
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Agora vamos explicar como cadastrar o certificado no Aegro.

Cadastro do certificado digital

Para realizar a importação, vá até a Aba Fiscal e depois em Importação Sefaz e selecione a opção BUSCAR NF-ES NA RECEITA

No seu primeiro acesso, ao clicar sobre esta opção, você será direcionado para o local de cadastro do seu Certificado Digital A1. Comece clicando em + NOVO DOCUMENTO PARA IMPORTAÇÃO.

Será aberta uma nova janela onde poderá clicar em CERTIFICADO DIGITAL para abrir o explorador de arquivo, onde poderá localizar e selecionar o arquivo já no formato .pfx ou .p12 do seu certificado A1 no seu computador. Após selecioná-lo, informe a senha dele no campo Senha e então clique em IMPORTAR.

Algumas informações serão preenchidas automaticamente, como Nome e CPF/CNPJ, de acordo com o que consta em seu certificado, assim como também contabilizará a validade.

Após cadastrar o certificado no Aegro, o sistema vai liberar opções de Ciência automática e Ocultar NF-es sem inscrição estadual, dependendo do plano de sua propriedade.

Ciência automática

Declarar ciência é o processo de informar para a receita que você está ciente que aquela nota foi emitida contra você e esse é um passo obrigatório para a importação, pois é a partir da ciência da nota que a SEFAZ libera o XML da mesma para que o Aegro possa disponibilizá-lo para importação no Financeiro de sua propriedade.

Para garantir que todas as notas recebidas pelo seu certificado fiquem disponíveis e você tenha total liberdade para gerenciar o que deseja ou não lançar em seu Financeiro, disponibilizamos a opção de declaração de ciência automática.

Basicamente, ao manter esta opção ativa, todas as novas notas importadas serão automaticamente declaradas ciência e você poderá realizar a importação sem mais problemas.

Para utilizar a opção, no momento de cadastro de seu certificado digital é possível deixar a funcionalidade de Ciência automática ativa, clicando na caixa de seleção ao lado dela.

Você também poderá editar a ciência automática, habilitando ou desabilitando diretamente pelo gerenciamento de Certificados, localizado no ícone de engrenagem ⚙️ no canto superior direito da tela de importação.

Recomendamos deixar a opção de ciência automática habilitada já que a Sefaz limita a ciência em apenas até 10 dias após a emissão da NF-e.

Caso você não reconheça a nota ou operação mas tem a ciência automática habilitada, não se preocupe pois você ainda poderá manifestar essa nota com as opções que serão comentadas abaixo.

Ocultar NF-es sem inscrição estadual

Para auxiliar você a gerenciar somente as notas que fazem parte da operação de sua fazenda, estamos implementando uma nova opção para ocultar notas fiscais que não tenham inscrição estadual preenchida.

Assim, você poderá verificar somente as notas que contenham Inscrição Estadual, filtrando os registros para lançamento conforme seu Financeiro!

Esta opção é exclusiva para assinaturas com plano Premium, caso tenha interesse, entre em contato com seu gerente de contas ou nos acione em nossos canais de suporte.

Para utilizar a opção, no momento de cadastro de seu certificado digital é possível deixar a funcionalidade de Ocultar NF-es sem inscrição estadual ativa, clicando na caixa de seleção ao lado dela.

Para que seja possível selecionar esta opção, a Ciência automática deve estar ativa.

Você também poderá editar a opção de ocultar notas sem IE, habilitando ou desabilitando diretamente pelo gerenciamento de Certificados, localizado no ícone de engrenagem ⚙️ no canto superior direito da tela de importação.

Mais de um certificado digital

Você pode cadastrar mais de um certificado para realizar a importação de notas, clicando em + NOVO DOCUMENTO PARA IMPORTAÇÃO e seguindo o processo novamente, quantas vezes forem necessárias.

Outra opção que também é possível, é utilizar o mesmo certificado CNPJ para importar notas emitidas para CNPJ de suas filiais, confira abaixo como!

Cadastrando CNPJ de filial

Esta funcionalidade foi pensada para os casos em que há mais de um CNPJ para a mesma empresa, como matriz e filiais, assim podendo importar as notas de todos os CNPJs pertencentes com um mesmo certificado.

Agora você pode adicionar um novo documento com o mesmo certificado, clicando nos menu Ações, localizado nos 3 pontos à direita do certificado.

Então selecione a opção de Novo documento com mesmo certificado digital para abrir a janela de novo documento para importação, onde poderá informar o nome do agente de busca e os últimos 6 dígitos do CNPJ da filial.
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​Após inserido o CNPJ, você deve clicar em SALVAR e, então, a importação das notas emitidas referentes a este CNPJ também serão importadas

Você pode inserir mais de um CNPJ em um certificado, mas não é possível adicionar um mesmo CNPJ duas vezes.

Gerenciamento de Certificados

Você poderá gerenciar os seus certificados diretamente pela tela de Importação SEFAZ, clicando no ícone de engrenagem ⚙️ no canto superior direito da tela.

Habilitar ou desabilitar buscas de NF-e

Você poderá optar por importar as notas referentes ao certificado que desejar, basta habilitar o seletor da coluna IMPORTAR NF-ES, para que fique verde, indicando que está habilitado.

Para verificar se um certificado está desabilitado, portanto, não buscando notas da SEFAZ, basta verificar o seletor, caso esteja cinza, indica que não está buscando notas.

Você também pode pausar o mouse sobre o seletor e verificará o texto, conforme indicado na imagem abaixo.

Status do certificado

Uma nova visualização para conferir o status do/s seu/s certificados de forma mais simples!
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Agora você consegue verificar todos os certificados inseridos na busca da SEFAZ e visualiza em lista, os status de cada um deles de acordo com a coloração.
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​Verde: o certificado está válido e importando notas normalmente.
​Cinza: este agente está sem certificado no sistema, é necessário vincular um certificado a este CPF/CNPJ.
​Vermelho: o certificado está vencido e é necessário emitir um novo certificado para que as importações voltem a ocorrer normalmente.
​Amarelo: o certificado está com problemas no carregamento ou próximo de vencer, é necessário verificar se o certificado está sendo utilizado em outro sistema ou verificar a validade.
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Dica Aegro

Em todos os casos, você pode pausar o mouse sobre o ícone do certificado e verificar as informações do mesmo.

Importação de notas

Cadastrando o certificado e deixando ele habilitado para a importação de notas, o Aegro estará pronto para fazer as buscas de notas de forma automática. Buscamos as notas a cada duas horas, inclusive durante a madrugada, garantindo que nas próximas vezes que acessar essa tela de importação, suas notas já estarão disponíveis.

Serão importadas todas as NF-e de modelo 55 em que o documento presente no certificado, seja CPF ou CNPJ, seja informado como Destinatário, Transportador ou então Terceiro Autorizado.

Ou seja, serão importadas todas as notas fiscais eletrônicas de diferentes operações emitidas contra o CPF ou CNPJ do certificado, como contra notas, notas de venda, devolução, remessa.

Status da busca

Para melhor acompanhamento, na parte superior do painel de notas, você será informado qual foi a última atualização com sucesso.

O Aegro também irá informar quando o certificado digital apresenta problemas:

Ou quando não conseguir realizar as buscas de notas, isso normalmente ocorre quando esse CPF/CPNJ é utilizado em mais de um software ou em mais de uma propriedade no Aegro para a mesma finalidade de busca de notas.

Informações importantes das notas

Para facilitar ainda mais a identificação e o acompanhamento das notas que são importadas da SEFAZ, disponibilizamos alguns ícones indicativos de suas notas.

Você sempre pode passar o indicador do mouse sobre os ícones para verificar do que se tratam, mas abaixo vamos explicar cada um deles:

Não manifestada ⛔: indica que a nota ainda não teve a manifestação de operação realizada, clique aqui para saber como manifestar.

Cancelada 🚫 : indica que a nota foi cancelada pelo emitente, não sendo possível lançá-la no Aegro, já que não tem validade fiscal.

Caminhão de Transporte 🚚 : caso o CPF/CNPJ do certificado seja mencionado como Transportador em alguma nota, ao ser importada da SEFAZ, a nota aparecerá com um ícone de caminhão e um bloqueio, respectivamente indicando a sua participação e que não é necessária a manifestação.

Arquivada 🗃️ : indica que a nota foi arquivada da importação. Esta opção geralmente é utilizada para notas que você não deseja lançar no seu Financeiro.

Inconsistência ⚠️: informa alguma inconsistência em sua nota, geralmente de declaração de ciência fora do prazo estabelecido pela SEFAZ, quando na coluna Tipos de Manifestação ou, quando na coluna Documento, informa que o certificado vinculado a esta nota foi removido do Aegro.

Confirme a ciência

Declarar ciência é o processo de informar para a receita que você está ciente que aquela nota foi emitida contra você. E esse é um passo obrigatório para a importação.

No momento de cadastrar o certificado digital é possível deixar a funcionalidade de Ciência automática ativa, clique aqui para saber como.

Caso essa opção não esteja ativa, em um primeiro momento, as suas notas em importação estarão na situação de Não ciente, e será necessário declarar a ciência manualmente.

Recomendamos deixar a opção de ciência automática habilitada já que a Sefaz limita a ciência em apenas até 10 dias após a emissão da NF-e.

Caso você não reconheça a nota ou operação mas tem a ciência automática habilitada, não se preocupe pois você ainda poderá manifestar essa nota com as opções que serão comentadas no tópico Manifestação da nota.

Para declarar a ciência de forma manual, clique no menu Ações, disponível nos 3 pontos ao lado da nota e então selecione a opção Declarar ciência

Após declarada ciência, a Sefaz irá processar essa ação e após finalizada a situação dessa nota passa a ser Não manifestada. A partir daqui você pode realizar a ação de manifestar a nota, ou ir direto para o lançamento no Aegro.

Manifestação da nota

A manifestação é uma etapa opcional, e existe para garantir mais segurança nas operações, atestando se de fato aquela operação ocorreu conforme descrito. Para manifestar essa nota você tem um prazo máximo de 180 dias, ou seja, 6 meses, e deve optar por alguma das 3 situações:

Você poderá selecionar qualquer uma destas opções que descrevemos abaixo. Uma vez selecionadas, suas notas terão o campo de manifestação atualizado, conforme os prints em cada tipo de manifestação;

• Confirmada: Essa opção indica que a operação ocorreu conforme o informado na NF-e. Quando a operação envolver entrega de mercadoria, a confirmação deve ser feita após o recebimento da mesma. Importante ressaltar que, depois da confirmação, a empresa emitente não pode mais efetuar o cancelamento desta nota.
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• Não realizada: Essa situação indica que, por algum motivo, a operação não se realizou. Como, por exemplo, devolução do produto sem entrada física da mercadoria na propriedade, sinistro da carga durante seu transporte, etc.
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• Desconhecimento: Você deve optar pelo desconhecimento se/quando ocorrer a utilização indevida da sua Inscrição Estadual por parte do emitente, para uma possível fraude. Essa opção protege você de passivos tributários.
  

Rejeição na manifestação da nota

Caso você já tenha feito a manifestação da nota por algum outro sistema e tente manifestá-la novamente, a seguinte mensagem aparecerá: Rejeição: Duplicidade de evento.

Nesse caso, é possível consultar a nota na Sefaz e corrigir sua situação de manifestação manualmente apenas no Aegro, ou declarar uma nova manifestação. De acordo com a Sefaz, é permitido alterar a situação de uma nota já manifestada apenas uma vez para cada opção.

Lançamento no Aegro

Ao clicar sobre o ícone Lançar no Aegro você deverá fazer a conciliação dos itens dessa nota com os itens do catálogo do Aegro e seguir com o lançamento da despesa no seu financeiro. Esses passos são os mesmos de uma importação com o arquivo .XML.
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Arquivar ou descartar notas

Também é possível descartar ou arquivar notas que foram importadas, ao clicar nos 3 pontos no final de cada nota você verá essas opções.

A opção de descartar notas só fica disponível quando a nota ainda não teve a ciência confirmada. Ou seja, é possível descartar notas apenas quando elas possuem o status "Não ciente", sendo essa ação irreversível, então após descartá-la, você não verá mais essa nota dentro do sistema.

Mas para as notas que já tiveram a ciência ou manifestação realizada, você ainda pode arquivá-las caso deseje, e utilizando o filtro de Situação você ainda consegue visualizá-las.

Outras opções para facilitar seu gerenciamento de notas

• Realizar ações uma a uma ou selecionar várias notas e realizar ações em massa;

• Modificar por quais os certificados deseja fazer a busca ao clicar sobre o ícone da engrenagem à direita;

• Completar o cadastro do fornecedor ao clicar sobre ele;

• Ajustar o filtro de data de busca;

• Fazer uso dos filtros: Certificado digital A1, CFOP, Fornecedor - Cadastro Aegro, Fornecedor - Documento, Fornecedor - Razão Social, Inscrição Estadual, Manifestação, Número, Status da manifestação, Status do processando e Série.

• Abrir nota na Sefaz ou copiar a chave de acesso clicando nos 3 pontos no final da nota.

Prontinho, agora você sabe como realizar a importação de notas da SEFAZ para sua propriedade no Aegro!