Como gerenciar fornecedores

Você pode fazer o cadastro de fornecedores no Aegro de três locais diferentes, todos sendo cadastrados em seu catálogo de Fornecedores e podendo ser gerenciados conforme sua necessidade.

Neste artigo traremos tudo que você precisa saber para gerenciar seus Fornecedores dentro do Aegro: o que são, onde utilizará estes cadastros, quais os locais onde pode realizar um novo cadastro, assim como editar informações, excluir e até gerar relatórios. dos Fornecedores cadastrados!

O que é um fornecedor

É um cadastro que representa um fornecedor de produtos, prestadores de serviços, funcionários, clientes, órgãos e demais entidades que pode mencionar em diferentes locais no Aegro, como Financeiro, Estoque e etc.

Todos os fornecedores serão cadastrados em seu catálogo de fornecedor, localizado no ícone do livro 📖 no canto superior direito, onde você poderá gerenciar de forma completa e ainda gerar relatório dos fornecedores ativos.

Onde é utilizado o fornecedor

São mencionados em Despesas ou Receitas em seu Financeiro, em Locais de Estoque de Fornecedores em seu Estoque, nos pedidos de compra, na aba Compras e também na emissão de notas, como Destinatário.

Assim, você poderá identificar os lançamentos financeiros vinculados a cada Fornecedor e também controlar as quantidades de produto que tenha armazenado em seu Fornecedor, caso esteja realizando um pedido de compra com entrega futura.

A aba Compras é uma funcionalidade exclusiva do plano Avançado.
Caso tenha interesse em saber mais, entre em contato com seu gerente de contratos!

Como cadastrar um novo fornecedor

Para cadastrar um novo fornecedor, você pode acessar por três locais diferentes, para facilitar ainda mais o cadastro sem precisar trocar de aba.

Cadastro pelo catálogo de fornecedores

No canto superior direito da sua tela, clique no ícone de livro 📖 e logo selecione a opção Fornecedores.

E para criar um novo fornecedor basta clicar no ícone azul no canto inferior direito da tela, em seguida será aberta a janela de Novo Fornecedor, onde poderá seguir com o preenchimento do mesmo.

Cadastro pela aba de estoque

Vá até a aba Estoque e verifique a sessão Fornecedores localizada abaixo da sessão Locais de Estoque, no canto esquerdo da sua tela.

Ali poderá clicar sobre o botão 🏭 em azul para cadastrar um novo fornecedor e, por consequência, um novo local de estoque do fornecedor cadastrado.

Ao clicar no botão, abrirá uma nova janela de Novo Fornecedor e poderá seguir com o preenchimento do mesmo.

Cadastro ao criar um novo pedido de compra

Ao acessar a aba Compras, você poderá clicar no em azul, no canto inferior direito, para criar um novo pedido.

Selecionando o campo Fornecedor, já será disponibilizada a listagem de fornecedores cadastrados e a opção + Novo. Para cadastrar um novo fornecedor, basta clicar em + Novo, em seguida será aberta uma nova janela de Novo Fornecedor e poderá seguir com o preenchimento do mesmo.

Cadastro ao lançar uma despesa

Você pode fazer um cadastro diretamente ao registrar uma Despesa ou Receita, em seu Financeiro ou Produção e Venda.

Durante o lançamento, ao selecionar o campo Fornecedor, já será disponibilizada a listagem de fornecedores cadastrados e a opção + Novo. Para cadastrar um novo fornecedor, basta clicar em + Novo, em seguida será aberta uma nova janela de Novo Fornecedor e poderá seguir com o preenchimento do mesmo.

Preenchendo as informações

Em todos os locais, você será direcionado para a mesma opção de Novo Fornecedor, onde preencherá as informações do mesmo.

Os campos obrigatórios são aqueles demarcados com um (*), mas caso você vá emitir nota fiscal eletrônica usando algum desses cadastros para o destinatário, todos os campos devem ser preenchidos.

Informações Gerais

Aqui você informará os dados gerais do seu Fornecedor, sendo obrigatório o preenchimento dos campos sinalizados com (*) ao lado.

Informe se é uma pessoa Física ou Jurídica e preencha o documento referente: CPF para pessoa física e CPNJ para pessoa jurídica.

O documento do fornecedor não é obrigatório para os lançamentos financeiros, de estoque ou de pedidos de compra, mas há obrigatoriedade de preenchimento para emissão de notas fiscais e também para adequação do Livro Caixa.

Preencha o campo Nome fiscal caso pretenda utilizar este fornecedor como Destinatário na emissão de notas fiscais.

O campo Apelido é o nome utilizado para identificação do cadastro do Fornecedor no Aegro, onde poderá buscar por Filtros e campos de Busca.
Por este motivo, o preenchimento deste campo é obrigatório e indicamos que seja um nome de fácil pesquisa.

Inscrição Estadual e Contato

Poderá preencher o tipo de contribuição do Fornecedor e também o número de IE vinculado a ele, assim como os dados de contato: telefone e email.

Estes campos são opcionais para utilização do fornecedor no financeiro, estoque, compras e produção e venda do Aegro.

Caso pretenda utilizar este fornecedor como Destinatário na emissão de notas fiscais, será necessário preencher estes campos, pois serão obrigatórios para seguir com a emissão de nota.

Você pode já informar os dados obrigatórios para emissão no momento do cadastro ou então editar o fornecedor quando for realizar a digitação da nota em Fiscal e Notas Fiscais.

Endereço de cobrança

Aqui nesta sessão você poderá preencher o endereço completo do Fornecedor, com CEP, Estado, Cidade, Bairro, Logradouro (rua/avenida/etc), número e complemento.

Como os campos acima mencionados, Inscrição Estadual e Contato, a sessão Endereço também é opcional para utilização do fornecedor no financeiro, estoque, compras e produção e venda do Aegro.

Caso pretenda utilizar este fornecedor como Destinatário na emissão de notas fiscais, será necessário preencher estes campos, pois serão obrigatórios para seguir com a emissão de nota.

Você pode já informar no momento do cadastro ou então editar quando for realizar a digitação da nota em Fiscal e Notas Fiscais.

Ao preencher o campo CEP, o Aegro realizará uma busca, preenchendo automaticamente alguns dados como: Estado, Cidade, Bairro e Logradouro.

Caso não localize, você poderá preencher manualmente clicando sobre os campos e digitando o texto desejado.

Dica Aegro
Se o endereço for em uma rodovia, informe o nome da rodovia no Logradouro e preencha o campo Número com o KM referência.

Nesta sessão, você também poderá informar um endereço adicional, utilizado na Emissão de NF-e, clicando sobre o seletor Endereço de retirada/entrega é diferente do de cobrança e preenchendo de mesma forma que o endereço principal.

Observações

Este campo é opcional para preenchimento, sendo um campo livre para que informe qualquer observação que desejar.

Você poderá preencher com até 300 caracteres.

Como editar fornecedores

Você poderá acessar a edição de um cadastro de Fornecedor através de 4 locais diferentes: no catálogo de fornecedores, em um lançamento no Financeiro, na sessão Fornecedores do Estoque ou então no Destinatário, na digitação da nota.

você poderá ir até o cadastro de Fornecedores, podendo acessá-lo seja

No catálogo de fornecedores, no livro 📖 no canto superior direito, vá nos 3 pontos ao lado do Fornecedor que deseja realizar a edição e clique em Editar.

No Financeiro, você pode realizar a edição clicando sobre o EDITAR que fica localizado ao lado Fornecedor selecionado no lançamento.

No Estoque você pode editar o fornecedor localizando-o na sessão Fornecedores e, ao passar o mouse sobre ele, poderá clicar no lápis ✏️ ou também poderá clicar nos 3 pontos que se encontra ao lada de cada nome e em Editar para abrir a tela de edição.

Na aba Notas Fiscais, dentro do Fiscal, você pode acessar a digitação de uma nota e clicar no lápis ✏️ ao lado do cadastro e abrirá a tela ed

As edições em Fornecedores utilizados em Notas Fiscais deve ser feita com cuidado para evitar erros na emissão de sua nota que possam gerar retrabalho ao emitir carta de correção ou cancelamento da nota.

Como excluir fornecedores

Você somente poderá excluir cadastros de Fornecedores por dois locais: Estoque ou Catálogo de Fornecedores.

A exclusão é uma ação irreversível e, após realizar, não será possível recuperar o Fornecedor ou aplicar filtros de Fornecedor para localizar lançamentos vinculados a ele.
Por este motivo, confirme a necessidade da ação antes de realizá-la, utilizando a exclusão somente em último caso.

No Estoque você pode editar o fornecedor localizando-o na sessão Fornecedores, poderá clicar nos 3 pontos que se encontra ao lado de cada nome e em Excluir para abrir a tela de exclusão e confirmar a ação.

Pelo catálogo de fornecedores, no livro 📖 no canto superior direito, o comportamento é o mesmo. Localize o fornecedor e clique nos 3 pontos que se encontra ao lado de cada nome e em Excluir para abrir a tela de exclusão e confirmar a ação.

Relatório de fornecedores, clientes ou prestadores de serviço

Para gerar o relatório de fornecedores basta acessar o catálogo de fornecedores, no livro 📖 no canto superior direito.

Logo clique no ícone de impressora 🖨️ no canto direito, selecionando o formato desejado: planilha (.XLSX) ou PDF (.pdf).

O relatório em PDF abrirá em uma nova guia e, em planilha será baixado em seu computador, ambos com as seguintes informações de cada fornecedor cadastrado: nome, e-mail, registro, telefone, UF, cidade, CEP, logradouro, Nº, bairro, complemento e observações.

Fornecedores excluídos não aparecem no relatório já que não constam no catálogo de fornecedores.

Pronto, agora você sabe como gerenciar seus Fornecedores no Aegro!