Gerenciamento de certificado digital para busca de notas

A Importação SEFAZ está de cara nova e agora se chama Documentos recebidos!

Esta mudança ocorreu pois agora você poderá importar NF-e e também NFS-e diretamente por esta nova aba!

Por ora, ainda não é possível lançar as NFS-e no Aegro, somente visualizá-las diretamente em Documentos Recebidos.

Fique ligado que, em breve, teremos esta e outras novidades a respeito da importação e lançamento de documentos fiscais!

Cadastro de certificado

Para realizar a importação, vá até a aba Fiscal e depois em Documentos Recebidos e selecione a opção GERENCIAR DOCUMENTO(S)

No seu primeiro acesso, ao clicar sobre esta opção, você será direcionado para o local de cadastro do seu Certificado Digital A1. Comece clicando em + NOVO DOCUMENTO PARA IMPORTAÇÃO.

Será aberta uma nova janela onde poderá clicar em CERTIFICADO DIGITAL para abrir o explorador de arquivo, onde poderá localizar e selecionar o arquivo já no formato .pfx ou .p12 do seu certificado A1 no seu computador.

Após selecioná-lo, informe a senha dele no campo Senha e então clique em IMPORTAR.

Algumas informações serão preenchidas automaticamente, como Nome e CPF/CNPJ, de acordo com o que consta em seu certificado, assim como também contabilizará a validade.

Após cadastrar o certificado no Aegro, você poderá habilitar a busca de NF-e e/ou NFS-e, na seção DOCUMENTOS FISCAIS.

Para habilitar, basta clicar sobre o seletor para que fique com a barra verde.

Caso não deseje realizar a busca de um dos documentos, desabilite clicando sobre o seletor e mantendo-o em cinza.

Em seguida, o sistema vai liberar opções de Ciência automática e Ocultar NF-e sem inscrição estadual, dependendo do plano de sua propriedade.

Para habilitar, clique na caixa de seleção ao lado da opção desejada, assinalando com ✅ .

Mais de um certificado digital

Você pode cadastrar mais de um certificado para realizar a importação de notas, clicando em + NOVO DOCUMENTO PARA IMPORTAÇÃO e seguindo o processo novamente, quantas vezes forem necessárias.

Outra opção que também é possível, é utilizar o mesmo certificado CNPJ para importar notas emitidas para CNPJ de suas filiais, confira abaixo como!

Cadastrando CNPJ de filial

Esta funcionalidade foi pensada para os casos em que há mais de um CNPJ para a mesma empresa, como matriz e filiais, assim podendo importar as notas de todos os CNPJs pertencentes com um mesmo certificado.

Agora você pode adicionar um novo documento com o mesmo certificado, clicando nos menu Ações, localizado nos 3 pontos à direita do certificado.

Então selecione a opção de Novo documento com mesmo certificado digital para abrir a janela de novo documento para importação, onde poderá informar o nome do agente de busca e os últimos 6 dígitos do CNPJ da filial.
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​Após inserido o CNPJ, você deve clicar em SALVAR e, então, a importação das notas emitidas referentes a este CNPJ também serão importadas

Você pode inserir mais de um CNPJ em um certificado, mas não é possível adicionar um mesmo CNPJ duas vezes.
CNPJ de filial

Atualizando certificado

Gerenciando buscas

Você poderá gerenciar os seus certificados diretamente pela tela de Importação SEFAZ, clicando no ícone de engrenagem ⚙️ no canto superior direito da tela.

Habilitar ou desabilitar buscas de NF-e

Você poderá optar por importar as notas referentes ao certificado que desejar, basta habilitar o seletor da coluna IMPORTAR NF-e, para que fique verde, indicando que está habilitado.

Para verificar se um certificado está desabilitado, portanto, não buscando notas da SEFAZ, basta verificar o seletor, caso esteja cinza, indica que não está buscando notas.

Você também pode pausar o mouse sobre o seletor e verificará o texto, conforme indicado na imagem abaixo.

Ciência automática

Declarar ciência é o processo de informar para a receita que você está ciente que aquela nota foi emitida contra você e esse é um passo obrigatório para a importação, pois é a partir da ciência da nota que a SEFAZ libera o XML da mesma para que o Aegro possa disponibilizá-lo para importação no Financeiro de sua propriedade.

Para garantir que todas as notas recebidas pelo seu certificado fiquem disponíveis e você tenha total liberdade para gerenciar o que deseja ou não lançar em seu Financeiro, disponibilizamos a opção de declaração de ciência automática.

Basicamente, ao manter esta opção ativa, todas as novas notas importadas serão automaticamente declaradas ciência e você poderá realizar a importação sem mais problemas.

Para utilizar a opção, no momento de cadastro de seu certificado digital é possível deixar a funcionalidade de Ciência automática ativa, clicando na caixa de seleção ao lado dela.

Você também poderá editar a ciência automática, habilitando ou desabilitando diretamente pelo gerenciamento de Certificados, localizado no ícone de engrenagem ⚙️ no canto superior direito da tela de importação.

Recomendamos deixar a opção de ciência automática habilitada já que a Sefaz limita a ciência em apenas até 10 dias após a emissão da NF-e.

Caso você não reconheça a nota ou operação mas tem a ciência automática habilitada, não se preocupe pois você ainda poderá manifestar essa nota com as opções que serão comentadas abaixo.

Ocultar NF-e sem inscrição estadual

Para auxiliar você a gerenciar somente as notas que fazem parte da operação de sua fazenda, estamos implementando uma nova opção para ocultar notas fiscais que não tenham inscrição estadual preenchida.

Assim, você poderá verificar somente as notas que contenham Inscrição Estadual, filtrando os registros para lançamento conforme seu Financeiro!

Esta opção é exclusiva para assinaturas com planos Premium, Avançado ou Lucratividade.

Assim, caso tenha interesse, entre em contato com seu gerente de contas ou nos acione em nossos canais de suporte.

Para utilizar a opção, no momento de cadastro de seu certificado digital é possível deixar a funcionalidade de Ocultar NF-e sem inscrição estadual ativa, clicando na caixa de seleção ao lado dela.

Para que seja possível selecionar esta opção, a Ciência automática deve estar ativa.

Você também poderá editar a opção de ocultar notas sem IE, habilitando ou desabilitando diretamente pelo gerenciamento de Certificados, localizado no ícone de engrenagem ⚙️ no canto superior direito da tela de importação.

Status do certificado

Uma nova visualização para conferir o status do/s seu/s certificados de forma mais simples!

Agora você consegue verificar todos os certificados inseridos na busca da SEFAZ e visualiza em lista, os status de cada um deles de acordo com a coloração.
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​Verde: o certificado está válido e importando notas normalmente.
​Cinza: este agente está sem certificado no sistema, é necessário vincular um certificado a este CPF/CNPJ.
​Vermelho: o certificado está vencido e é necessário emitir um novo certificado para que as importações voltem a ocorrer normalmente.
​Amarelo: o certificado está com problemas no carregamento ou próximo de vencer, é necessário verificar se o certificado está sendo utilizado em outro sistema ou verificar a validade.
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Ao ter o certificado expirado, as buscas são pausadas, pois o certificado não está mais válido para seguirmos as pesquisas junto à SEFAZ. Além da pausa das buscas, não será possível declarar ciência ou manifestação das notas.
Para normalizar as ações em suas notas e retomar as buscas, atualize o certificado digital no agente de importação.

Dica Aegro

Em todos os casos, você pode pausar o mouse sobre o ícone do certificado e verificar as informações do mesmo.

Informações técnicas

Abaixo trazemos algumas informações técnicas relevantes e as principais dúvidas frequentes sobre a importação de notas fiscais no Aegro!

Como é feita a busca de NFe e NFSe

Cadastrando o certificado e deixando ele habilitado para a importação de notas, o Aegro estará pronto para fazer as buscas de notas de forma automática.

Com o seu certificado, o Aegro realiza as buscas as notas emitidas contra seu CPF ou CNPJ diretamente na SEFAZ.

A busca ocorre a cada duas horas e, a SEFAZ valida a autenticidade do certificado e retorna todas as notas emitidas entre a última busca.

Ao iniciar a importação de notas pela primeira vez, ou seja, no momento da primeira inserção do certificado digital, serão importadas apenas as notas emitidas após o horário da inserção.

Exemplo

Se você inseriu o certificado hoje às 9h, somente as notas emitidas a partir desse horário serão consideradas.

A SEFAZ pode levar até 3 horas para começar a enviar os dados. Então, seguindo o exemplo acima, notas emitidas a partir das 12h já devem começar a ser importadas no Aegro

Dúvidas frequentes

Abaixo trazemos respostas para algumas dúvidas frequentes que aparecem em nossos canais de atendimento.

Leia abaixo e descubra ainda mais sobre a importação de notas no Aegro!

Como funciona a busca se eu já usava a importação da SEFAZ?

Caso você já estivesse utilizando a integração com a SEFAZ anteriormente (seja pelo Aegro ou outro sistema) e tenha interrompido a busca por um tempo, o sistema poderá realizar uma busca retroativa de até 90 dias, mas somente se a busca anterior tiver sido pausada e posteriormente reativada no Aegro.

Ou seja, ao reinserir o certificado após uma pausa na busca, o sistema tentará recuperar as notas emitidas nos últimos 90 dias a partir da data da reativação, dentro das próximas horas.

Quando são feitas as buscas?

A busca ocorre a cada 2 horas, de acordo com o período permitido de buscas pela SEFAZ, inclusive durante a madrugada, garantindo que nas próximas vezes que acessar essa tela de importação, suas notas já estarão disponíveis.

Quais tipos de notas serão importadas?

A depender da configuração do agente de busca dentro do Aegro, serão importadas as NF-e de modelo 55 e NFS-e, em que o documento presente no certificado, seja CPF ou CNPJ, seja informado como Destinatário, Transportador ou então Terceiro Autorizado.

Ou seja, serão importadas todas as notas fiscais eletrônicas e de serviços de diferentes operações emitidas contra o CPF ou CNPJ do certificado, como contra notas, notas de venda, devolução, remessa.

Quanto tempo são disponibilizadas as notas?

Ao ser emitida uma nova nota, a depender do modelo dela, pode haver demora para ser disponibilizada, visto que o processo de disponibilização da nota depende da comunicação das SEFAZ estaduais e municipais para com a SEFAZ Nacional, de onde o Aegro realiza a consulta.

A importação de NFS-e passou a ser possível justamente por conta da comunicação da SEFAZ municipal com a SEFAZ nacional, que não ocorria anteriormente.

Como esta integração de SEFAZ de diferentes ambientes depende individualmente da comunicação das mesmas, a disponibilização para as buscas pode demorar mais que o esperado.

Para isto, explicamos abaixo o processo de comunicação de notas emitidas de acordo com o modelo:

• NF-e

O emitente realiza a emissão diretamente pela SEFAZ estadual e a SEFAZ estadual encaminha esta nota para a SEFAZ nacional.

Esta comunicação já ocorre de forma mais fluída, geralmente levando alguns minutos para que a nota seja disponibilizada na SEFAZ nacional.

Ao ser disponibilizada a nota na SEFAZ nacional, na próxima busca feita pelo Aegro, a nota já será identificada e enviada.

• NFS-e

O emitente realiza a emissão diretamente pela SEFAZ municipal, e a SEFAZ municipal encaminha esta nota para a SEFAZ nacional.

Este processo está em fase de adaptação, geralmente levando algumas horas para que a nota seja disponibilizada na SEFAZ nacional. Em alguns casos, algumas SEFAZ municipais levaram dias para disponibilizarem estas notas.

Ao ser disponibilizada a nota na SEFAZ nacional, na próxima busca feita pelo Aegro, a nota já será identificada e enviada.

Posso ter a importação em diferentes propriedades no Aegro?

Você pode realizar a importação de notas em diferentes propriedades dentro do Aegro, mas é necessário entender que, apesar de serem no mesmo site, podem haver diferenças na disponibilização das notas ao ativar o certificado.

Se você ativou o certificado das duas propriedades em momentos muito diferentes, a busca pode ter iniciado em uma propriedade e, ao inserir o certificado na segunda propriedade 3 dias depois, somente serão puxadas as notas emitidas após esta data de inserção na segunda propriedade.

Assim, a primeira propriedade terá notas mais antigas do que a segunda propriedade, mas todas as novas notas serão importadas em ambas.

Vamos a um exemplo prático!

Ao inserir o certificado na propriedade A no dia 1º de março, as notas serão importadas a partir desse momento.

Mas, se você insere o certificado na propriedade B somente no dia 5 de abril, as notas importadas nesta propriedade serão somente as notas emitidas a partir do dia 5 de abril. As retroativas não serão puxadas, pois já foram enviadas à propriedade A.

Prontinho, agora você sabe como gerenciar seu certificado digital para busca de notas fiscais no Aegro!